קודם כל בואו נעשה סדר, המערכת עליה אני מדבר במאמר הזה מטרה היא בעיקר לעסקים/ארגונים שמוכרים שעות עבודה לדוגמא רואי חשבון, עורכי דין, פרילנסרים נותני שירות ועוד.
תוכנה לחישוב שעות עבודה: הכלי החיוני לעסקים המוכרים שירותים לפי שעות
בעסקים רבים המוכרים שירותים לפי שעות עבודה, חישוב מדויק של שעות העבודה הוא קריטי. חיוב שגוי של לקוחות בגין שעות לא מדויקות עלול לפגוע באמון ובמוניטין העסקי. לכן, תוכנה לחישוב ותיעוד שעות עבודה היא כלי חשוב לשגשוג העסקי.
כיום בשוק קיימות לא מעט תוכנות המאפשרות תיעוד אוטומטי ומדויק של פרויקטים ומשימות שבוצעו עבור לקוחות, כולל זמן ההתחלה והסיום. הן מונעות טעויות ידניות ומאפשרות לייצר דוחות מסודרים ללקוחות. מערכות מתקדמות מציעות גם יכולות נוספות כמו תיעוד מטלות וחלוקת זמן לפרויקטים שונים.
היתרונות של שימוש בתוכנה כזאת הם משמעותיים:
- מבטיחה חיוב מדויק של הלקוחות ותזרים הכנסות יציב ובר-תכנון לעסק.
- תורמת לשקיפות ואמון מצד הלקוח, שיכול לראות בבירור את השעות שבוצעו בפרויקט שלו.
- מייעלת תהליכים וחוסכת זמן יקר בתיעוד וחישובים ידניים.
בנוסף, עבור בעלי עסקים שמוכרים שירותים לפי שעה, תוכנה כזו מספקת נתונים חשובים על פרודוקטיביות, עומס וניצול זמן של הצוות והעובדים. כך ניתן לזהות חוסרים או הזדמנויות לשיפור וייעול.
בעידן התחרותי, שימוש בתוכנה / אפליקציה לחישוב שעות עבודה הופך לכלי עסקי קריטי לעסקים ושירותים שנמכרים לפי שעה.
הכירו את Toggl Track
Toggl Track היא מערכת וובית (Web) אינטרנטית, נוחה וקל לשימוש המאפשר לכם לעקוב אחר שעות העבודה בפרויקטים שונים.
לטוגל יש תוסף לדפדפן כרום + אפליקציה למובייל + אפליקציה למחשב שכולן עובדות בסנכרון מושלם ומאפשרים לכם לנהל את הזמן שלכם מכל מקום שתרצו.
למי המערכת מתאימה?
טוגל מתאימה בעיקר לנותני שירות המתמחרים את עצמם לפי שעות עבודה ובמיוחד לפרילנסרים, יזמים, אנשי מקצוע עצמאיים וצוותים קטנים העובדים על פרויקטים שונים במקביל.
המערכת מאפשרת להקצות זמני עבודה ללקוחות ופרויקטים שונים, וכך לדעת כמה שעות באמת הושקעו ולחייב את הלקוחות בהתאם.
המערכת מתמקדת בפשטות ובקלות השימוש – ניתן להתחיל למדוד זמנים תוך שניות בלבד על ידי לחיצה על כפתור הפעלה והשהייה.
במערכת מתאימה לOne man show וגם לצוותים (אנחנו בחברה עובדים כל העובדים עם טוגל כצוות והכל עובד מעולה)
יתרונותיה הבולטים של Toggl Track:
- קלה ואינטואיטיבית לשימוש
- ניתן להתחיל תיזמון עבודה בלחיצת כפתור אחת
- דוחות ויזואליים נוחים המראים הקצאת זמן לפי פרויקטים ומשימות
- שיתוף פעולה עם אפליקציות אחרות כמו Asana, Trello, GitHub
- תומכת בטיימרים מרובים בו-זמנית
- אפשרויות התאמה אישית מגוונות
- תוכנית חינמית די נדיבה
- יכולות API
אוטומציות שאפשר לשלב עם טוגל:
טוגל מספקת ללקוחות שלה אפשרות להתממשק ל-API שלהם, מה שאומר שניתן לעשות לא מעט אוטמציות במערכת, פעולות שיחסכו לכם לא פחות מ10 שעות עבודה מידי חודש.
רוצים דוגמאות?
אספר על איך אני עובד עם הצוות שלי בטוגל בעסק:
- כל לקוח שחותם דיגיטלית על הצעת מחיר מוקם באופן אוטומטי בטוגל וחוסך לי זמן הקמה.
- כל 1 לחודש, יש תהליך שבודק את כל שעות העבודה החודשיות שהיו לכל לקוח, בודק את המחיר השעתי שלו ותנאי התשלום ולפי זה מפיק דרישת תשלום ללקוח.
- תהליך שמוודא שאין שעות עבודה שהוגדרו ללא לקוח.
- בדיקה יומית של סטטוס בנק שעות
- ועוד
אז אם העסק שלכם מוכר שעות עבודה, אתם חייבים להתנסות בטוגל!
