מה זה אוטומציה?

הרבה 🙂
זו דוגמא של לקוח שלי שמוכר תוכנית אימון וליווי לעצמאיים.
התוכנית כוללת משימות (סוג של שיעורי בית) ושיחות אימון אישיות תוך כדי התהליך ובסיומו

אופן העבודה הקודם:
הלקוח מעביר הרצאות פרונטליות/בזום לבעלי עסקים רלוונטים ומציע להם בסוף המפגש להירשם לתוכנית.
האתגר הראשון היה כל נושא ההרשמה לאירוע הראשוני: לתזכר את האנשים לפני האירוע, לשלוח טפסים שיש למלא, לשלוח לינקים לזום או לינק בוויז וכו'.
האתגר השני היה ניהול הרשמת המשתתפים וניהול תוכנית האימון השוטפת. יש לציין שכל מי שנרשם בערב ההרצאה היה זכאי להטבה מיוחדת (נגיע לזה בהמשך).
לפני האירוע העוזרת הייתה מרכזת בצורה ידנית את כל הנרשמים להרצאה ושולחת מיילים/וואטסאפים כתזכורת להגעה.
בערב ההרצאה לאחר כל הרשמה הוצאת חשבונית דיגטלית באופן ידני וסימון אם הלקוח זכאי להטבה.
ביום שלמחרת החלו להישלח לנרשמים מיילים עם שיעורי הבית והתבצע מעקב אחרי מילוי המשימות והכל בצורה ידנית. באמצע התהליך היה צורך לתאם מול כל נרשם ונרשם שיחת אימון אישית וגם בסוף התהליך ומתן ההטבה לכל נרשם שזכאי.

אופן העבודה החדש:
התמודדות עם האתגר ראשון: הקמת טבלת Google Sheet לניהול הנרשמים לאירוע הראשוני שהוזנה באמצעות טופס בדף נחיתה.
שליחת תזכורת אוטומטית במייל + בסמס יומיים לפני האירוע, בבוקר האירוע ורבע שעה לפני האירוע עם כל הפרטים הרלוונטים. (במידה ומייל לא נפתח נשלחת התראה לעוזרת למעקב אחר הנרשם).
התמודדות עם האתגר השני: הנרשמים לתוכנית נכנסו באופן אוטומטי למערכת דיוור שבתוכה כבר קיימת אוטומציה מוכנה לשליחת המשימות לכל נרשם ונרשם. הנרשמים לתוכנית ביום האירוע סומנו כזכאים להטבה. כל נרשם שילם באמצעות כרטיס אשראי ולאחר ההרשמה קיבל באופן אוטומטי חשבונית מס קבלה ישירות למייל האישי שלו.
כל נושא תיאום שיחות האימון עבר לתהליך אוטומטי באמצעות Calendly (מערכת לתיאום פגישות), מה שחסך לא מעט פינג פונג בין העוזרת לבין כל נרשם ונרשם ולאחר כל קביעת פגישה נוצרה פגישה ביומן של המאמן ושל הנרשם הכוללת לינק לשיחת זום.

התהליך הלא מורכב הזה, חסך לעסק של 2 אנשים קרוב ל-35 שעות עבודה חודשיות ופינה אותם לעסוק ביצירת תוכניות חדשות, מעקב מסודר אחרי הנרשמים ועוד.