[קייס סטאדי] - איך הפכנו עסק המייצר שמלות כלה לאוטומטי, משלב קבלת ההזמנה עם המידות הספציפיות של כל כלה, דרך הייצור ועד שלב שליחת השמלה ליעד.
על הלקוחה:
הלקוחה שלנו מעצבת ומייצרת שמלות כלה ומוכרת אותן למגוון חנויות ברחבי העולם.
המצב ההתחלתי
שיטת העבודה של המעצבת הייתה לאתר לקוחות רלוונטים ולהציג אצלם מספר שמלות, במידות שונות, אותן היו מציגים ללקוחות החנות.
כאשר החנות הייתה רוצה לבצע הזמנה עבור אחת מהלקוחות שלה, החנות הייתה שולחת מייל עם הזמנה מצולמת לפי פורמט של המעצבת בשילוב מידות הכלה והערות במידה וקיימות.
המעצבת הייתה מקבלת את המייל, מאשרת את ההזמנה או שולחת הערות במידה והיו, שולחת בקשת תשלום ולאחר תשלום הייתה מתחילה את שלב הייצור. חשוב לציין שלכל שמלה יש דד ליין מאד ברור מתי היא צריכה להגיע ליעד ולכן שלב הייצור היה דורש לא מעט פיקוח ובקרה.
תהליך ההזמנה והייצור היה מתנהל באמצעות המייל, אקסלים, הדפסת דפי הזמנה פנימיים ועוד.
תהליך זה כלל לא מעט מקרים בהם דברים "נפלו בין הכסאות", לא תועדו כשורה, גרמו לעבודה ידנית רבה וכמובן יצר תסכול בלא מעט מקרים והקשה על המעצבת לגדול ולקבל יותר הזמנות מבלי להגדיל את כוח האדם.
האתגר
לנהל את הכל בצורה מסודרת ובמערכת אחת אשר תוכל לקבל את ההזמנות, לבצע את תהליך האישור, להוציא דרישות תשלום, לטפל בגביה לנהל את תהליך הייצור ולוודא שכל שמלה מגיעה ליעד שלה בזמן ובדיוק לפי הבקשות של הכלה.
הפתרון
השלב הראשון מבחינתנו היה לטפל בתהליך ההזמנה ולטובת הנושא פיתחנו אתר הזמנות ייעודי ללקוחות החברה, חנויות שמלות הכלה.
האתר מציג את השמלות לפי קולקציה ומאפשר לכל לקוח להיכנס עם שם משתמש וסיסמה, לבצע הזמנה לכל כלה באופן ספציפי כולל אפשרות להכניס מידות לפי 16 פרמטרים שונים, לצרף תמונות ועוד. כל חנות יכלה להיכנס לאתר ולדעת מה סטטוס הייצור של כל שמלה בכל שלב.
במקביל הקמנו מערכת CRM, פאוורלינק במקרה הזה, לניהול לקוחות החברה שכללה גם ניהול תהליך הייצור. כל הזמנה שהתבצעה באתר נוצרה בתוך מערכת ניהול הלקוחות ומשם החל כל תהליך ייצור השמלה.
במידה והמעצבת מאשרת את ההזמנה, נשלחת דרישת תשלום ללקוח, מתחיל תהליך ייצור במערכת, תהליך בחירת מתפרה, ניהול סטטוסים העוקב אחר הייצור (כולל התראות במידה וזמני אספקה מתקרבים וסטטוס הייצור לא לפי הצפי) ועוד.
נושא התשלומים נוהל דרך חשבונית ירוקה ויצרנו סנכרון מלא בין המוצרים באתר, לפאוורלינק ולחשבונית ירוקה, כל הזמנה כללה גם אפשרות לתשלום באשראי וכל תשלום היה מטריג פעולות אוטומטיות אחרות.
לסיכום, מה שהנחה אותנו הוא לאפשר למעצבת שלנו מקום אחד שממנו היא מנהלת את ההזמנות, מפקחת על הייצור ועוקבת אחר התשלומים מהלקוחות.
