מכללה שמנהלת עשרות סטודנטים ומרצים לא יכולה לרוץ על Excel ו-WhatsApp. בנינו מערכת מבוססת Origami שמאחדת את תהליך המכירה, הניהול הפדגוגי והמעקב אחרי סטודנטים ומרצים, כך שכל המידע נמצא במקום אחד ולא נופל בין הכיסאות.
על הלקוח
מכללה פרטית להכשרות מקצועיות עם מספר תוכניות לימוד פעילות בו זמנית. בכל מחזור: עשרות סטודנטים חדשים, צוות מרצים, תהליכי רישום, תשלומים וניהול שוטף.
מה היה המצב לפני?
לידים נכנסו ממספר ערוצים: אתר, פייסבוק, המלצות. כל אחד נרשם ידנית לגיליון Excel.
תהליך הרישום כלל אימיילים הלוך-חזור, טפסים שהודפסו ונסרקו, ועדכונים ידניים בכמה מקומות נפרדים.
ניהול הסטודנטים, ציונים, נוכחות ותשלומים, נוהל בנפרד לגמרי ממערכת המכירות. המרצים קיבלו מידע על הקבוצות שלהם דרך WhatsApp.
אף אחד לא ידע בכל רגע נתון מה המצב האמיתי: כמה סטודנטים פעילים, מי חייב תשלום, מי לא סיים קורס.
מה היה האתגר?
מכללה מנהלת שלושה תהליכים מקבילים שמחייבים תיאום מדויק.
תהליך המכירה: ליד נכנס, עובר שיחת ייעוץ, חותם חוזה, משלם, ומתחיל ללמוד.
התהליך הפדגוגי: לוחות שנה, שיבוץ מרצים, תוכניות לימוד, חומרים.
ניהול הסטודנטים: נוכחות, ציונים, תשלומים, תקשורת שוטפת, הנפקת תעודות.
כל תהליך לבד הוא מורכב. כשהם רצים בנפרד, טעויות הן רק עניין של זמן.
מה בנינו
מערכת אחת מבוססת Origami שמחברת את כל שלושת הצירים.
ציר המכירות: כל ליד נכנס אוטומטית ל-Origami עם תיוג מקור ושלב בתהליך. איש המכירות מקבל משימה אוטומטית ולא יכול לפספס פנייה. לאחר סגירה: חוזה דיגיטלי, תזכורות תשלום אוטומטיות.
ציר הפדגוגיה: לוחות שנה, שיבוץ מרצים וחומרי לימוד, הכל בממשק אחד בתוך Origami. כל שינוי בלוח זמנים יוצא אוטומטית לכל המרצים והסטודנטים הרלוונטיים.
ציר הסטודנטים: לכל סטודנט יש כרטיס ב-Origami עם כל ההיסטוריה: קורסים, נוכחות, ציונים, תשלומים, פניות. ההנהלה רואה תמונה שלמה בלחיצה אחת.
האינטגרציה בין כל החלקים מבוססת על Make.com, שמחבר את Origami, WhatsApp Business API ומערכת התשלומים. כשמשהו משתנה בצד אחד, כל השאר מתעדכן לבד.
מה השתנה בפועל
הצוות מבלה פחות זמן על עדכונים ידניים ויותר זמן על הסטודנטים עצמם.
מנהל המכללה מקבל דוח שבועי אוטומטי: סטודנטים פעילים, תשלומים פתוחים, נוכחות, קורסים שמתקרבים לסיום. בלי לשאול אף אחד.
שאלות נפוצות
כמה זמן לוקח להקים מערכת כזו?
תלוי בגודל ובמורכבות. מערכת בסיסית שמאחדת מכירות, ניהול סטודנטים ותקשורת אוטומטית: 4-8 שבועות. מערכת מלאה עם ניהול פדגוגי ואינטגרציות: 8-14 שבועות.
האם צריך לנטוש את הכלים הקיימים?
לא בהכרח. לפעמים אנחנו מחברים כלים קיימים ומוסיפים אוטומציה ביניהם. לפעמים שווה לעבור ל-Origami כפלטפורמה אחת שעובדת טוב יותר.
האם זה מתאים גם למרכז הכשרה קטן?
כן. גם מרכז עם 20-30 סטודנטים מרוויח מניהול מסודר, ועלות ההקמה מידתית לגודל.
רוצים גם?
אם אתם מנהלים מכללה, מרכז הכשרה, או כל מוסד עם סטודנטים ומרצים, ומרגישים שהניהול לוקח יותר זמן ממה שצריך, שווה שנדבר.
